Transformácia účtovného záznamu

Na účely tohto zákona sa transformáciou účtovného záznamu rozumie zmena podoby
účtovného záznamu pri spracovaní účtovného záznamu v účtovnej jednotke, pričom
neporušenosť obsahu účtovného záznamu zostáva zachovaná. Zmenou podoby účtovného
záznamu je zmena z listinnej podoby účtovného záznamu na elektronickú podobu
účtovného záznamu alebo zmena elektronickej podoby účtovného záznamu na listinnú
podobu účtovného záznamu. Účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného
záznamu, len ak účtovný záznam je preukázateľný. V súlade so zvoleným spôsobom
uchovávania účtovných záznamov účtovná jednotka môže vykonať transformáciu
účtovného záznamu, ktorý ešte nebol predmetom transformácie, pričom je povinná
uchovávať účtovný záznam v podobe, ktorá je výsledkom transformácie účtovného
záznamu.

Účtovná jednotka môže transformáciu účtovného záznamu z listinnej podoby do
elektronickej podoby a opačne vykonať zaručenou konverziou, ak účtovný záznam
neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú
pečať.

Pri transformácii účtovného záznamu skenovaním do súborového formátu v rastrovej
grafickej forme účtovná jednotka zabezpečí

a) úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe,

b) obsahovú zhodu a vizuálnu zhodu účtovného záznamu v novej podobe s jeho
pôvodnou podobou,

c) čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe,

d) neporušenosť obsahu účtovného záznamu podľa § 31 ods. 5.

Transformáciu účtovného záznamu, ktorý neobsahuje kvalifikovaný elektronický
podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať, z elektronickej podoby do
listinnej podoby účtovná jednotka vykoná použitím výstupného zariadenia
výpočtovej techniky, ktoré umožňuje jeho vytlačenie na papier spôsobom
zaručujúcim neporušenosť a čitateľnosť obsahu účtovného záznamu.

Pre transformáciu účtovného záznamu sú  ustanovené nasledovné podmienky:

*  účtovný záznam je preukázateľný;
*  transformácia toho istého účtovného záznamu je možná len raz;
*  uchovávanie účtovného záznamu v podobe, ktorá je výsledkom transformácie
účtovného záznamu.

Transformácia účtovného záznamu môže mať dve formy:

1. transformácia účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby
zaručenou konverziou alebo skenovaním do súborového formátu v rastrovej
grafickej forme, pričom účtovná jednotka zabezpečí úplnosť účtovného záznamu v
pôvodnej podobe a novej podobe, obsahovú a vizuálnu zhodu účtovného záznamu v
novej podobe s jeho pôvodnou podobou, čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu
v novej podobe a neporušenosť obsahu účtovného záznamu ;

2. transformácia účtovného záznamu z elektronickej podoby do listinnej podoby
zaručenou konverziou alebo vytlačením na papier, ak účtovný záznam neobsahuje
kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať)

 

FAQ
 
Otázka č. 1 – Transformácia cez aplikáciu "over doklad"

Od 01.01.2022 zákon o účtovníctve umožňuje archiváciu v digitalizovanej forme
účtovných dokladov. Je  potrebné uchovávať listinný účtovný záznam, ak bol
transformovaný na elektronický účtovný záznam. Môžeme považovať za
transformovanie listinného záznamu na elektronický doklad,  ak použijeme
aplikáciu over doklad, t.j.  doklad naskenujeme QR kód a pre archiváciu dokladu
budeme mať v účtovníctve založené  pdf dokument, tak ako je zobrazený pomocou
aplikáciu over doklad. Pomocou aplikácie over doklad sa nám elektronicky doklad
pretransformuje do pdf. formy a obsahuje všetky náležitosti, avšak vizuálne NIE
je totožný ako originál dokladu. Môžeme používať aplikáciu over doklad na
elektronickú transformáciu dokladu, dodržíme všetky náležitosti zákona, ak
budeme mať doklady v účtovníctve transformované do elektronickej formy
prostredníctvom aplikácie over doklad?

Odpoveď

 Podľa § 33 ods. 5 písm. b) zákona č. 456/2021 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa
zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov sa  vyžaduje
obsahovú a vizuálnu zhodu.  Keďže výstup získaný prostredníctvom aplikácie „over
doklad“  nespĺňa požiadavku vizuálnej zhody s pokladničným dokladom v listinnej 
podobe, nie je možné považovať takto získaný výstup za elektronický účtovný
záznam, ktorého podoba je výsledkom transformácie podľa § 33 ods. 5 predmetného
zákona.