Preukázateľnosť účtovného záznamu
Za preukázateľný účtovný záznam považuje iba účtovný záznam, ktorého obsah
priamo dokazuje skutočnosť alebo ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo
obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov. Pri zaznamenaní a spracovaní
týchto skutočností musí účtovný záznam spĺňať požiadavky: vierohodnosť pôvodu,
neporušenosť obsahu a čitateľnosť počas celej doby uchovávania.
Podpisovým záznamom na účtovnom doklade sa rozumie:
* vlastnoručný podpis,
* kvalifikovaný elektronický podpis alebo obdobný preukázateľný
* podpisový záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v elektronickej podobe,
ktorý umožňuje jednoznačnú preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá podpisový
záznam vyhotovila.
Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť obsahu účtovného záznamu
možno zabezpečiť
* podpisovým záznamom zodpovednej osoby,
* elektronickou výmenou údajov alebo
* vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov.
Účtovná jednotka je povinná upraviť podrobnosti o oprávnení, povinnosti
a o zodpovednosti osôb v účtovnej jednotke, na ktoré sa vzťahuje pripájanie
podpisového záznamu, a to takým spôsobom, aby bolo možné určiť nezávisle od seba
zodpovednosť jednotlivých osôb za obsah účtovného záznamu, ku ktorému boli ich
podpisové záznamy pripojené.
Na účely tohto zákona sa elektronickou výmenou údajov rozumie výmena
štruktúrovaných správ medzi počítačmi alebo počítačovými aplikáciami, v rámci
ktorej nastáva spracovanie rôznych elektronických formátov účtovných záznamov,
ktoré prechádzajú procesom overovania, koordinácie, schvaľovania a zaúčtovania
bez možnosti ľudského zásahu do obsahu účtovného záznamu.
Na účely tohto zákona sa vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov
rozumie určenie osôb zodpovedných za kontrolu procesu spracovania účtovných
záznamov, pričom kontrola musí byť dostatočná na preukázanie skutočnosti, ktorá
je účtovným záznamom zaznamenaná. Spôsob kontroly určený účtovnou jednotkou je
súčasťou účtovného záznamu na vedenie účtovníctva a spracovanie účtovných
záznamov.
FAQ
Otázka č. 1 – Podpisový záznam v technickej forme na účtovnom doklade
Účtovná jednotka má záujem v súvislosti s elektronizáciou spracovania účtovných
postupov a procesov nahradiť vlastnoručný podpisový záznam osoby na účtovnom
doklade (vlastnoručný podpis) obdobným preukázateľným účtovným záznamom v
technickej forme. V zákone o účtovníctve sa neuvádza, že sa musí jednať o
zaručený elektronický podpis a ani sa inak nešpecifikuje technická forma
podpisového záznamu, a nie je ani odvolávka na iný osobitný predpis. Je možné
použiť vlastné technické riešenie podpisového záznamu, ktoré bude zapracované v
informačnom systéme účtovnej jednotky, napr. podpisovanie prostredníctvom PIN
kódu prideleného príslušnému zamestnancovi účtovnej jednotky?
Odpoveď
Podpisový záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v elektronickej podobe je
podpis, ktorý umožňuje jednoznačnú preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá
podpisový záznam vyhotovila. Účtovná jednotka je povinná upraviť podrobnosti o
oprávnení, povinnosti a o zodpovednosti osôb v účtovnej jednotke, na ktoré sa
vzťahuje pripájanie podpisového záznamu, a to takým spôsobom, aby bolo možné
určiť nezávisle od seba zodpovednosť jednotlivých osôb za obsah účtovného
záznamu, ku ktorému boli ich podpisové záznamy pripojené.