Archivácia účtovných záznamov v elektronickej forme v nadväznosti na zákon o
e-Gov

Otázka:

Ako archivovať účtovné záznamy v elektronickej forme v nadväznosti na zákon č.
305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a
o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) (ďalej len „zákon
o e-Gov“) , a či je možné skartovať papierové faktúry, ak účtovná jednotka splní
zákonné podmienky o elektronickej archivácii.

Odpoveď:

Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len
„zákon o účtovníctve“) umožňuje v súlade s § 31 ods. 3 vykonať prevod účtovného
záznamu z jednej formy do druhej formy. V tomto prípade je účtovná jednotka
povinná zabezpečiť, aby obsah účtovného záznamu v novej forme bol zhodný s
obsahom účtovného záznamu v pôvodnej forme. Táto povinnosť sa považuje za
splnenú, ak účtovná jednotka predloží účtovný záznam v pôvodnej aj novej forme a
ich obsah je zhodný alebo to preukáže iným spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z
osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú, tzn. účtovná jednotka podmienku
zhodnosti iným spôsobom dodrží, ak zhodnosť záznamov nespochybní nielen obchodný
partner, ale ani ostatné osoby, ktoré s archivovaným záznamom pracujú, to
znamená, že aj daňové orgány.

Zákon o účtovníctve taxatívne nevymedzuje spôsob preukázania zhody účtovných
záznamov. Vo Vami uvádzanom prípade má účtovná jednotka zámer previesť účtovné
záznamy z písomnej formy do technickej, čo je v súlade s § 31 ods. 3 zákona o
účtovníctve. Je však potrebné dodržať podmienku zhodnosti účtovných záznamov.

Ako vhodný spôsob dodržania zhodnosti účtovných záznamov sa javí prevedenie z
písomnej do technickej formy zaručenou konverziou, uvedenou v § 35 až 39 zákona
o e-Gove. Takýto spôsob umožní, aby novovzniknutý dokument mal rovnaké právne
účinky ako pôvodný dokument. Ďalším spôsobom môže byť overenie zhodnosti
pôvodnej a novej formy účtovného záznamu osobou na to oprávnenou, tzn. notárom
alebo na pracovníkom na matrike.

Zákonom o účtovníctve tieto formy nie sú vyžadované, je však na účtovnej
jednotke, akým spôsobom preukáže podmienku zhodnosti účtovných záznamov.

Na základe vyššie uvedeného možno konštatovať, že účtovná jednotka môže
skartovať papierové faktúry a archivovať ich len v elektronickej podobe, avšak
pod podmienkou, že nová elektronická forma účtovného záznamu musí byť
nespochybniteľná čo do obsahu, musí byť zabezpečená pred zneužitím, poškodením,
zničením, neoprávnenými zásahmi do nej a neoprávneným prístupom k nej.

Naďalej je však možné v prípade, ak účtovná jednotka zmení formu účtovného
záznamu z písomnej formy na technickú preukazovať zhodu údajov predložením
pôvodnej (písomnej) formy a novej (elektronickej) formy, a to po dobu ustanovenú
v § 35 ods. 3 písm. b) a c) zákona o účtovníctve, tzn. počas desiatich rokov
nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.