Účtovný doklad, obsah, vyhotovenie
Účtovná jednotka je povinná doložiť účtovné prípady účtovnými dokladmi.
Účtovanie účtovných prípadov v účtovných knihách môže vykonať iba na základe
účtovných dokladov (zásada dokladovosti).

Účtovný doklad má v účtovníctve dve funkcie:
* dokladuje účtovný prípad, t.j. dokumentuje skutočnosť, ktorá je predmetom
účtovníctva, preukazuje jej vznik, obsah, podstatu, súvislosti,
* dokladuje účtovný zápis v účtovných knihách; žiadny účtovný zápis nemôže byť
vykonaný v účtovných knihách bez doloženia účtovného dokladu; aj opravný
účtovný zápis musí byť doložený účtovným dokladom.


Účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať
a) slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
b) obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
c) peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
d) dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
e) dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
f) podpisový záznam osoby ( § 32 ods. 3) zodpovednej za účtovný prípad v
účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
g) označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách
účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového
vybavenia (nevzťahuje sa na účtovnú jednotku účtujúcu v sústave jednoduchého
účtovníctva). 

Povinné obsahové náležitosti účtovného dokladu musia byť dodržané pri všetkých
účtovných dokladoch , t.j. v prípade externých aj interných účtovných dokladov.

Účtovná jednotka je povinná vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu po
zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje, a to tak, aby bolo možno určiť
obsah každého jednotlivého účtovného prípadu spôsobom, aby účtovný prípad bol z
dokladu identifikovateľný a zrozumiteľný a aby sa dal správne zaúčtovať.

Porušením zákona o účtovníctve je, ak sa v účtovnej jednotke účtovné doklady
nevystavujú bezodkladne po zistení skutočnosti, ktorú dokumentujú, ale až neskôr
t.j. dodatočne – s časovým odstupom.    
 

FAQ
 
Otázka č. 1 – Číselné označenie účtovného dokladu
Fyzická osoba podnikateľ, účtujúci v sústave jednoduchého účtovníctva  má
zavedený systém číslovania účtovných dokladov podľa jednotlivých mesiacov
účtovného obdobia (kalendárneho roka). Chce zmeniť spôsob číslovania vzostupne
od č. 1 v súvislom číselnom rade od začiatku účtovného obdobia do konca
účtovného obdobia podľa jednotlivých druhov účtovných dokladov. Je číslovanie
dokladov upravené účtovnými predpismi?
Odpoveď
Slovné a číselné označenie účtovného dokladu zákon bližšie neupravuje. Číselné
označenie účtovných dokladov si zvolí každá účtovná jednotka podľa svojich
potrieb a vlastného rozhodnutia. Účtovná jednotka sa sama rozhoduje o stanovení
číselníkov - ide o číselníky vo vnútri každej konkrétnej účtovnej jednotky.
Číselné označenie účtovného dokladu (číselný rad) si musí zvoliť tak, aby vedela
jednoznačne a nespochybniteľne preukázať úplnosť účtovníctva v danom účtovnom
období pre všetky zainteresované strany, ktoré s účtovným záznamom/dokldom
pracujú a to či pri jeho účtovaní alebo kontrole (overovaní).
Podnikateľ si vytvorí taký spôsob číslovania účtovných dokladov, ktorý mu z
hľadiska činnosti a obehu účtovných dokladov najviac vyhovuje.
Účtovná jednotka je povinná viesť zoznam číselných znakov alebo iných symbolov a
skratiek použitých v účtovných knihách a v ostatných účtovných záznamoch s
uvedením ich významu. Zároveň tieto zoznamy číselných znakov alebo iných
symbolov a skratiek, je povinná uchovávať (archivovať) počas piatich rokov
nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

Otázka č. 2 – Pečiatka na účtovnom doklade
Môže účtovná jednotka fyzická osoba podnikateľ dávať na účtovný doklad pečiatku
firmy, aj keď nie je podľa zákona o účtovníctve pečiatka  povinnou náležitosťou
účtovného dokladu?
Odpoveď
Účtovná jednotka je povinná pri vyhotovovaní účtovných dokladov dodržať rozsah
povinných údajov podľa § 10 zákona o účtovníctve. Jedná sa o minimálny rozsah
požadovaných údajov nevyhnutných k preukázateľnosti účtovných dokladov.
Uvádzanie údajov v širšom rozsahu podľa rozhodnutia účtovnej jednotky na
účtovnom doklade nie je zákonom obmedzené.  

Otázka č. 3 – Podpisy na účtovných dokladoch prijatých od dodávateľov
Účtovná jednotka, FO podnikateľ,  dostáva od dodávateľov väčšinu faktúr cez
e-mail, ktoré sú posielané vo formáte pdf., pričom tieto faktúry nie sú
podpísané žiadnym podpisom. Je možné takúto faktúru považovať za preukázateľný
účtovný doklad v účtovníctve, keď takúto faktúru účtovná jednotka prijala, alebo
je potrebné požadovať na faktúre podpis od dodávateľa?
Odpoveď
Účtovná jednotka nepotrebuje pre účely preukázateľnosti účtovného dokladu
požadovať podpisy dodávateľa na faktúre.
Podpisový záznam na účtovnom doklade (teda aj na prijatej faktúre) sa rozumie
podpisový záznam osôb v účtovnej jednotke, osôb tej účtovnej  jednotky, ktorá o
účtovnom prípade účtuje v svojom účtovníctve;  ide o overenie vecnej správnosti
účtovného prípadu +  podpis osoby zodpovednej za správnosť účtovania v súlade s
postupmi účtovania v tejto účtovnej jednotke.
Ak sa jedná o účtovný doklad, ktorý je prenášaný prostredníctvom informačného
systému  považuje sa takýto účtovný záznam za preukázateľný, ak jeho prenos je
zabezpečený pred jeho zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi doň
a neoprávneným prístupom k nemu. Účtovný záznam určený na prenášanie musí byť
zabezpečený podpisovým záznamom najneskôr v okamihu jeho odovzdania na prenos.
Podľa terajšieho platného znenia § 32 ods. 2 zákona o účtovníctve sa umožňuje,
aby podpisový záznam, ktorým sa zabezpečuje účtovný záznam určený na prenos,
nemusel byť obsahom tohto účtovného záznamu.

Otázka č. 4 – Deň uskutočnenia účtovného prípadu
Podľa čoho sa určuje deň uskutočnenia účtovného prípadu?
Účtovnej jednotke, FO podnikateľovi dodala firma tovar dňa 17.6.2015 (dodací
list), faktúra bola vyhotovená 19.6.2015, ktorá bola doručená poštou 22.6.2015.
Ktorý dátum je deň uskutočnenia účtovného prípadu pre zaúčtovanie záväzku?
Odpoveď
Deň uskutočnenia účtovného prípadu je upravený v § 2 Opatrenia MF SR číslo
MF/27076/2007-74, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a
podrobnosti o usporiadaní, označovaní a obsahovom vymedzení položiek účtovnej
závierky pre účtovné jednotky účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva, ktoré
podnikajú alebo vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje
výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely
zistenia základu dane z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „postupy
účtovania“).
Dňom uskutočnenia účtovného prípadu podľa citovaného paragrafu postupov
účtovania  je v tomto prípade deň splnenia dodávky tovaru dňa 17.6.2015, kedy
podnikateľovi zároveň vznikol záväzok voči dodávateľovi.

Otázka č. 5 – Vyhotovovanie účtovných dokladov a účtovanie účtovných prípadov
Musí byť každý jednotlivý účtovný prípad zaúčtovaný na základe účtovného dokladu
v účtovných knihách samostatne, alebo sa môžu účtovné prípady zoskupovať,
sumarizovať tak aby mohli byť zaúčtované v účtovných knihách jedným účtovným
zápisom za určité časové obdobie?
Odpoveď
Účtovné zápisy v účtovných knihách sa vykonávajú v časovom slede na základe
účtovných dokladov podľa § 10 zákona. Účtovné zápisy sa môžu vykonávať aj na
základe súhrnného účtovného záznamu/dokladu, ktorým sa zoskupujú jednotlivé
účtovné záznamy, s cieľom poskytnúť súhrnnú informáciu o rovnorodých účtovných
prípadoch (uskutočnených hospodárskych alebo účtovných operáciách), tak aby v
účtovnej jednotke bolo možné preukázať mesačne prírastok a úbytok majetku a
záväzkov účtovaný priebežne počas účtovného obdobia (§ 3 ods. 3 postupov
účtovania jednoduchého účtovníctva).