Účtovný záznam, preukázateľnosť, prenos
Za preukázateľný účtovný záznam pre účely účtovníctva sa považuje iba účtovný
záznam,
* ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť,
* ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných
účtovných záznamov,
* prenesený spôsobom podľa § 33 zákona o účtovníctve, ak spĺňa požiadavky
preukázateľnosti podľa písmena a) alebo písmena b).


Ak účtovná jednotka prenáša účtovný záznam mimo účtovnej jednotky
prostredníctvom informačného systému, považuje sa účtovný záznam za
preukázateľný, ak sa prenášal spôsobom podľa § 33.

Prenos účtovného záznamu musí účtovná jednotka zabezpečiť pred jeho zneužitím,
poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi doň a neoprávneným prístupom k nemu.

Účtovný záznam určený na prenášanie musí byť zabezpečený podpisovým záznamom,
ktorým môže byť účtovnými jednotkami vzájomne uznávaný obdobný preukázateľný
účtovný záznam v technickej forme. Účtovný záznam musí byť zabezpečený najneskôr
v okamihu jeho odovzdania na prenos.

Podpisovým záznamom sa rozumie, účtovný záznam ktorého obsahom je
* vlastnoručný podpis, alebo
* obdobný preukázateľný účtovný záznam nahradzujúci vlastnoručný podpis v
technickej forme.


Obidve formy podpisových záznamov sú rovnocenné a obidve sa môžu použiť na
mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis. K jednému účtovnému záznamu môže
byť pripojených viac podpisových záznamov.
 

FAQ
 
Otázka č. 1 – Podpisový záznam v technickej forme na účtovnom doklade
Účtovná jednotka má záujem v súvislosti s elektronizáciou spracovania účtovných
postupov a procesov nahradiť vlastnoručný podpisový záznam osoby na účtovnom
doklade (vlastnoručný podpis) obdobným preukázateľným účtovným záznamom v
technickej forme. V zákone o účtovníctve sa neuvádza, že sa musí jednať o
zaručený elektronický podpis a ani sa inak nešpecifikuje technická forma
podpisového záznamu, a nie je ani odvolávka na iný osobitný predpis. Je možné
použiť vlastné technické riešenie podpisového záznamu, ktoré bude zapracované v
informačnom systéme účtovnej jednotky, napr. podpisovanie prostredníctvom PIN
kódu prideleného príslušnému zamestnancovi účtovnej jednotky?
Odpoveď
Podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a
podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie je povinnou obsahovou
náležitosťou účtovného dokladu.
Za podpisový záznam v technickej forme pre účely účtovníctva nie je predpísaná
povinnosť používať zaručený elektronický podpis. Za podpisový záznam v
technickej forme môže byť považovaná aj šifra, kód, znak alebo iný druh
podpisového záznamu, pokiaľ je podpisový záznam vedený v účtovnej jednotke ako
podpisový vzor, a účtovná jednotka túto skutočnosť preukáže napr. uvedením
používaných podpisových záznamov v technickej forme v internej smernici.
 
Otázka č. 2 – Podpisový záznam pri prenose účtovných dokladov informačným
systémom
Účtovná jednotka má odsúhlasený spôsob odosielania (doručovania) faktúr pre
svojich odberateľov mailom (faktúra v prílohe). Musia byť tieto faktúry pred
odoslaním cez informačný systém podpísané, t.j. ako povinná náležitosť na
faktúre?
Odpoveď
Podpisový záznam, ktorým sa zabezpečuje účtovný záznam určený na prenos, nemusí
byť obsahom tohto účtovného záznamu.