Účtovný záznam, písomná a technická forma
Formy účtovných záznamov

Súhrn všetkých účtovných záznamov v účtovnej jednotke tvorí účtovnú
dokumentáciu.

Účtovné záznamy môžu byť vytvorené
* písomnou formou, účtovný záznam vykonaný rukopisom, písacím strojom,
tlačiarenskými alebo reprografickými technikami alebo tlačiarenským výstupným
zariadením výpočtovej techniky, ktorého obsah je pre fyzickú osobu čitateľný,
* technickou formou, účtovný záznam vykonaný elektronickým, optickým alebo iným
spôsobom, ktorý umožňuje jeho prevedenie do písomnej formy; prevedenie do
písomnej formy sa nevyžaduje pri podpisovom zázname.


Všetky formy účtovného záznamu sú rovnocenné.

Účtovná jednotka môže vykonať prevod účtovného záznamu z jednej formy do druhej
formy, ale musí pritom zabezpečiť, aby obsah údajov v novej forme bol zhodný s
údajmi obsahu pôvodnej formy. 

Ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v technickej forme, je povinná
disponovať prostriedkami, nosičmi a vybavením, ktoré umožňujú prevod do takej
formy, v ktorej je ich obsah pre fyzickú osobu čitateľný.

Ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v technickej forme, je povinná na
požiadanie  umožniť oprávneným osobám zoznámiť sa s obsahom záznamov v písomnej
forme aj v technickej forme – pre potreby overovania účtovnej závierky
audítorom, jej zverejňovania  a pre daňové úrady.
 

FAQ

Otázka č. 1 – Zabezpečenie zhodnosti údajov po zmene formy účtovného záznamu
Účtovná jednotka má záujem zmeniť formu účtovných záznamov z písomnej formy na
technickú za účelom archivácie účtovných záznamov len v technickej forme
(úsporné opatrenia pri uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie v listinnej,
papierovej forme). Akým spôsobom má účtovná jednotka preukazovať zhodnosť údajov
po zmene formy pri kontrole dodržiavania ustanovení zákona o účtovníctve pre
daňový úrad?
Odpoveď
Pri zmene formy účtovných záznamov, účtovná jednotka musí zabezpečiť, aby obsah
účtovného záznamu v novej forme bol zhodný s obsahom účtovného záznamu v
pôvodnej, čiže písomnej forme. Uvedená podmienka môže byť dodržaná účtovnou
jednotkou dvojakým spôsobom
1/ zhodnosť obsahu účtovných záznamov účtovná jednotka preukáže, ak predloží
účtovný záznam v pôvodnej forme aj v novej forme zároveň a ich obsah je zhodný,
alebo
2/ zhodnosť záznamov preukáže iným spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb,
ktoré s prevedeným záznamom pracujú.
O spôsobe preukazovania zhodnosti môže rozhodnúť len účtovná jednotka.
Podmienku zhodnosti iným spôsobom dodrží účtovná jednotka vtedy, ak zhodnosť
záznamov nespochybní nielen obchodný partner, ale ani ostatné osoby, ktoré s
archivovaným účtovným záznamom pracujú, to znamená, že aj daňové orgány. Túto
povinnosť má účtovná jednotka po dobu, počas ktorej je povinná viesť alebo
uchovávať uvedené účtovné záznamy.