Uchovávanie a ochrana účtovnej dokumentácie
Účtovná jednotka má povinnosť zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti
strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Zároveň je povinná zabezpečiť
ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového
vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do
nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.

Preukázateľnosť a správnosť účtovníctva vyžaduje, aby účtovná jednotka mala k
dispozícií preukázateľné účtovné záznamy, ktorých trvalosť je zabezpečená počas
celej doby spracovania a úschovy.

Na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa vzťahujú všeobecné predpisy o
archívnictve.

Uschovacie lehoty stanovené zákonom o účtovníctve sú minimálne, určené pre účely
účtovníctva. Ak iný právny predpis stanovuje pre dokumenty, ktoré sú súčasne
účtovnými záznamami iné (dlhšie) uschovacie lehoty, ich platnosť nie je zákonom
o účtovníctve dotknutá (napríklad uchovávanie faktúr podľa zákona o dani z
pridanej hodnoty).

Osobitné lehoty na uchovávanie účtovnej dokumentácie:

Ak má účtovná jednotka účtovné záznamy, ktoré sa týkajú správneho konania,
trestného konania, občianskeho súdneho konania alebo iného konania, ktoré sa
neskončilo, uchováva ich do konca účtovného obdobia, nasledujúceho po účtovnom
období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie.

Účtovné záznamy, podľa ktorých sa zisťuje alebo preveruje základ dane alebo iné
skutočnosti rozhodujúce pre správne určenie dane alebo vznik daňovej povinnosti,
sa uchovávajú v lehote podľa zákona o účtovníctve, najmenej však v lehote na
zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane podľa osobitných predpisov.
 
V prípadoch zániku účtovnej jednotky alebo skončenia podnikania alebo inej
zárobkovej činnosti má účtovná jednotka zodpovednosť, aby zabezpečila uchovanie
účtovných záznamov.
 

FAQ
 
Otázka č. 1 – Lehota uchovávania účtovných závierok v jednoduchom účtovníctve, 
Aká je lehota uchovávania účtovných závierok?
Odpoveď
Účtovná závierka v jednoduchom účtovníctve sa uchováva počas 10 rokov
nasledujúcich po roku, ktorého sa týka.
 
Otázka č. 2 – Lehota uchovávania účtovných záznamov
Aká je lehota na uchovávanie účtovných záznamov -účtovné doklady, účtovné knihy,
zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov, symbolov a skratiek použitých
v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtovný
rozvrh ?
Odpoveď
Od 1.1.2018  sa v § 35 ods. 3 písm. b) a c) zákona o účtovníctve   predlžuje 
doba uchovávania účtovných záznamov z 5 na 10 rokov, v nadväznosti na
zosúladenie s dobou uchovávania účtovnej závierky. V súlade s § 39p ods. 1
zákona o účtovníctve sa 10 ročná doba uchovávania účtovných záznamov podľa § 35
ods. 3 písm. b) a c)  týka aj tých účtovných záznamov, ktorých 5 ročná doba
uchovávania do 31. decembra 2017 ešte neuplynula. Účtovné doklady, účtovné
knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov, symbolov a skratiek
použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy
za účtovné obdobia začínajúce po 1.1.2013 sa uchovávajú počas 10 rokov
nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Zároveň  táto lehota uchovávania  sa
vzťahuje aj na tie záznamy, ktoré sa týkajú spôsobu a formy vedenia účtovníctva
(programové vybavenie, nosiče informácií na CD a pod.)
 
Otázka č. 3 – Registratúrny plán
Musí mať každá účtovná jednotka vypracovaný registratúrny plán?
Odpoveď
Áno, táto povinnosť zostaviť registratúrny plán vyplýva účtovnej jednotke zo
zákona o účtovníctve, a týka sa každej účtovnej jednotky.

Otázka č. 4 – Zodpovednosť za uchovávanie účtovných dokladov fyzickej osoby
Daňovník, podnikateľ SZČO pán Jaroslav N. viedol jednoduché účtovníctvo. Dňa
17.6.2014 daňovník zomrel. Kto je zodpovedný za uchovávanie a ochranu účtovnej
dokumentácie podnikateľa?
Odpoveď
Zodpovednosť za uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie v prípade smrti
fyzickej osoby prechádza na dediča.